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E-mails de uma conta desativada ou de ex-funcionário

Quando uma conta corporativa é desativada, o servidor deixa de entregar as mensagens. Se o computador que usava a conta ainda tem o arquivo .ost, os e-mails que estavam sincronizados podem ser convertidos para PST.

Antes de tudo: tente pelo servidor

No Microsoft 365, um usuário excluído pode ser restaurado pelo administrador durante 30 dias, com a caixa de correio inteira. Se a exclusão é recente, peça ao administrador para restaurar ou exportar a caixa: é a forma mais completa.

Depois desse prazo, ou quando o servidor não existe mais, o .ost no computador costuma ser a única cópia que sobrou.

O que o .ost guarda

• As pastas e mensagens que estavam sincronizadas até o último uso, com anexos, calendário e contatos.
• Muitas instalações guardam só um período recente, definido em E-mail para manter offline (por exemplo, os últimos 12 meses). Mensagens mais antigas que isso podem não estar no arquivo.
• Pastas compartilhadas e caixas de outras pessoas normalmente não estão no .ost principal.

Passo a passo

1. No computador que usava a conta, localize o arquivo em %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook. Se o usuário do Windows também foi removido, procure em C:\Users\nome-do-usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
2. Copie o .ost para outra pasta ou para um pendrive e trabalhe na cópia. Não abra o Outlook nesse perfil antes de fazer a cópia: ele pode tentar sincronizar com a conta desativada e alterar o arquivo.
3. Abra a cópia no conversor e confira se as pastas e o período que você precisa estão lá.
4. Converta para PST. Se houver mais de um .ost ou PSTs antigos do mesmo usuário, adicione todos para juntar tudo num arquivo só, sem mensagens repetidas.