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Levar os e-mails do Outlook para outro computador

Depende do tipo de conta. Em contas que ficam no servidor, basta configurar a conta no computador novo. O arquivo só precisa ser copiado quando as mensagens existem apenas no computador antigo.

Contas Microsoft 365, Exchange, Outlook.com e IMAP

As mensagens ficam no servidor. No computador novo, adicione a conta no Outlook e ele baixa tudo de novo. O arquivo .ost do computador antigo não precisa ser copiado, e copiá-lo não adianta: o Outlook não reaproveita um .ost de outro perfil.

A exceção é quando a conta não funciona mais (desativada, senha perdida, servidor desligado) ou quando há pastas que só existiam no computador. Aí o caminho é converter o .ost para PST, como explicado abaixo.

Contas POP e arquivos de dados

Em contas POP, as mensagens são baixadas e ficam só no computador, num arquivo .pst. O mesmo vale para pastas de arquivo morto e arquivos de dados criados à parte.

1. Feche o Outlook no computador antigo.
2. Copie os arquivos .pst, que normalmente ficam em Documentos\Arquivos do Outlook.
3. No computador novo, abra cada um em Arquivo, Abrir e Exportar, Abrir Arquivo de Dados do Outlook.

Quando converter o .ost

1. No computador antigo, com o Outlook fechado, copie o .ost de %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook.
2. Abra a cópia no conversor e gere o PST. Se tiver também PSTs antigos, adicione-os para juntar tudo num arquivo só.
3. Leve o PST para o computador novo e abra no Outlook.

O PST é independente: abre em qualquer Outlook, sem a conta original, e pode ser guardado como backup.